怎么用工作邮件?

当在工作中遇到需要不同项目组配合的场景,你一般会怎么做沟通呢?是在即时通信软件上发消息打电话甚至面聊,还是对同事说一句“你发封邮件给我吧,记得抄送我老板”?

虽然现在即时通信软件非常强大,但是在工作中,邮件并不是一个可有可无的东西,作为一个成熟的职场人,掌握工作邮件的一些技巧,是必不可少的,因为“邮件不是用来沟通的,它是用来撕扯和甩锅的”。

邮件的特性

邮件有三个重要特性:

  • 异步交流:双方有足够的时间深思熟虑,准备邮件内容。
  • 无法修改:邮件一旦发送,除非撤回,否则无法修改。
  • 方便扩散:邮件有邮件组,在需要时可以把相关人员拉进来,你们看过超长的邮件loop吗?几十封邮件串在一起讨论一件事情。

邮件的本质

邮件是公司内部的合同!

邮件是公司内部的合同!

邮件是公司内部的合同!

重要的事情说三遍。

在工作中,邮件在不同的场合,会起到不同的作用:

  1. 项目启动或者设计评审时,邮件起到了确认的作用。
  2. 工作太多需要做优先级排序时,邮件起到了证据链的作用。
  3. 当复杂项目运行过程中不同的项目组沟通进度时,邮件起到了沟通协调的作用。
  4. 当有需求变更或者临时改动进来时,邮件起到了防止遗忘的作用。
  5. 当技术升级或者大版本发布时,邮件起到了广而告之的作用。

虽然我们说邮件是用来撕扯和甩锅的,但这不是算计,而是负责。沟通过程中,我让对方发邮件,就是让对方好好思考之后,给出一个正式的需求,而不是拍脑袋来的。同时,我们发出的邮件,就是我们的承诺,做不好也需要负责。

我们都是普通人,普通人没有“背锅”的压力,就没有持久的把事情做好的动力。

邮件使用小技巧

  • 定期查邮件,很多时间管理的书籍会讲,不要早上一到公司就查收工作邮件,精力最充沛的时候要做重要的事情,查看邮件可以放在休息时处理。这有些太绝对了,我们要养成定期查邮件的习惯,避免错过重要邮件。
  • 发送邮件技巧
    • 最重要的一点,注意看收件人有哪些,然后决定要写哪些内容,以及如何写。
    • 学会“扯虎皮,拉大旗”,自己搞不定的事情,邮件中可以抄送给老板,寻找老板的支持。
    • 用好邮件组,即时更新邮件组。
    • 多检查邮件内容和标题,不要有错别字,不要词不达意。
  • 会议纪要
    • 如果是自己主持的会议或者会议内容和自己关系很大,那么可以在会后写会议纪要,记录大家讨论后得出的共识,以及下一步的计划和要采取的行动,方便后面跟踪。
    
出处:http://wing011203.cnblogs.com/
    
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